Kỹ năng mềm là đặc điểm về tính cách, thái độ, hành vi và thói quen mà bạn thể hiện khi làm việc với người khác. Những kỹ năng này rất quan trọng vì chúng sẽ giúp bạn xây dựng nhiều mối quan hệ, thu được nhiều thành quả từ điều đó. Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn những kỹ năng mềm thiết yếu mà nhà quản lý cần phải có.
11 kỹ năng mềm cần thiết cho nhà quản lý:
Đáng tin cậy:
Việc được tin cậy vô cùng quan trọng. Khi là nhân viên, bạn đã từng được cấp trên tin tưởng rằng bạn sẽ đến nơi bạn cần đến, làm những việc bạn cần làm, thực hiện những gì bạn đã hứa? Một khi bạn đã nhận được sự tin tưởng từ cấp trên thì cơ hội thắng tiến đối với bạn là đều không hề khó.
Khi bạn đã trở thành quản lý, bạn nên tạo dựng mối quan hệ giữa bạn với đồng nghiệp và cấp dưới trên cơ sở là sự tin cậy. Điều này sẽ giúp xây dựng niềm tin ở đôi bên, để đồng nghiệp, cấp dưới hỗ trợ thêm khi bạn cần họ.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xây dựng niềm tin từ những gì bạn đã nói, lúc đó nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc dưới sự chỉ đạo của cấp trên. Việc này sẽ giúp bạn xây dựng một vị trí với sự gương mẫu và là nguồn động lực cho cả tập thể.
Kỹ năng lắng nghe:
Những nhà quản lý tài giỏi là những người cần phải có khả năng hiểu và suy xét những đề xuất của người dưới quyền. Kỹ năng lắng nghe giúp nhà quản lý hiểu rõ đâu là vấn đề thực sự, ý định cũng như kết quả của nhân viên.
Kỹ năng này cũng giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa người lãnh đạo và cấp dưới của mình. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp nhà quản lý tránh được những xung đột, giúp việc đối nhân xử thế với người khác diễn ra tốt đẹp hơn.
Làm việc trung thực:
Hãy thể hiện bản chất vốn có của sự việc và không nên tạo vỏ bọc giả dối. Đừng chỉ nói những gì người lãnh đạo muốn nghe, thay vào đó hãy làm việc thật trung thực. Bất kỳ ai cũng tôn trọng những người trung thực, dù họ là những người có địa vị cao hay thấp.
Nếu bạn đã được thuê làm một công việc, bạn đã thực sự tập trung làm việc của mình, hay chỉ ngồi chơi và xem người khác làm việc? Bạn có phải là người làm việc chăm chỉ nhất? Nếu không, bạn nên thay đổi từ bây giờ.
Kỹ năng đánh giá mang tính xây dựng:
Nhân viên thường phạm sai lầm nhưng chính họ lại là những người tạo ra sản lượng hàng hóa cho công ty. Khi nhân viên phạm sai lầm, bạn cần truyền đạt những lời phê bình theo chiều hướng tích cực hoặc mang tính xây dựng.
Đây sẽ là một cơ hội để nhân viên học hỏi và phát triển, chứ không phải là lúc bạn chế giễu và làm nản lòng nhân viên. Nếu nhân viên của mình thực hiện tốt sao không đánh giá cao, ghi nhận những nỗ lực của họ. Việc đưa ra những lời khuyên kịp thời sẽ giúp nhân viên của bạn có thể mở mang kiến thức nhiều hơn.
Kỹ năng giao tiếp:
Bạn giao tiếp với sếp, đồng nghiệp, cấp dưới của mình tốt như thế nào? Khả năng giao tiếp bằng văn bản của bạn có tốt như giao tiếp bằng lời nói không? Nếu bạn có bất kỳ điểm yếu nào trong các trường hợp trên, việc bạn cần làm là phải cải thiện và loại bỏ nhược điểm đó.
Nhà quản lý sẽ là người kiểu mẫu cho nhân viên noi theo. Do đó, bạn không chỉ là một phần của nhóm, mà còn cần hiểu nên làm thế nào để phù hợp trong tổ chức lớn hơn và làm việc như thế nào để tăng cường nhiều mối quan hệ hơn.
Cư xử tốt trong tất cả mối quan hệ của mình là đều nhất thiết bạn nên duy trì. Dù bạn sử dụng điện thoại, gửi e-mail hoặc nói chuyện trực tiếp, bạn cần phải tỏ ra lịch sự và hiểu biết.
Mục tiêu của nhà quản lý là phải làm cho nhân viên và đồng nghiệp cảm thấy thoải mái và tin tưởng ở bạn. Việc ngược đãi với nhân viên biết chỉ mang đến hậu quả xấu, làm giảm hiệu suất công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian:
Một nguồn tài nguyên mà đa số nhà quản lý nào cũng không bao giờ có đủ chính là thời gian. Để trở thành một nhà quản lý thành công, điều quan trọng là bạn cần phát triển, và cải thiện những kỹ năng của mình, trong đó có kỹ năng quản lý thời gian.
Làm việc ưu tiên và có biện pháp ủy quyền sẽ giúp bạn giảm bớt số lượng công việc. Ngoài ra, bạn cần phải có khả năng tối đa những công việc cần làm trong 1 khoảng thời gian cho phép.
Kỹ năng thiết lập mục tiêu:
Trong số những kỹ năng mềm dành cho những nhà quản lý, kỹ năng thiết lập mục tiêu cũng là kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Những nhà quản lý tốt sẽ quyết định thực thi những việc cần phải làm và thiết lập mục tiêu để đạt được điều đó. Đừng để một ngày của bạn trôi qua vô nghĩa khi bạn hoàn toàn có thể thực hiện tốt công việc.
Bạn cần đặt ra sự ưu tiên trong công việc. Tìm ra những gì cần phải làm và đặt mục tiêu cụ thể cho bản thân và nhóm của mình. Khi nhà quản lý thiết lập mục tiêu rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, có thêm động lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra.
Trí tuệ cảm xúc:
Là người quản lý, bạn sẽ cần phải thấu hiểu cảm xúc của từng thành viên trong công ty. Một số người có thể làm việc độc lập và họ bắt nhịp công việc rất nhanh. Một số khác sẽ làm việc tốt hơn nếu họ được quan tâm và tận tình hướng dẫn.
Sự phân công vai trò và trách nhiệm mà không nắm rõ tính cách của mỗi người sẽ làm chậm tiến độ công việc được giao. Là nhà quản lý, bạn đang ở một vị trí lý tưởng, và bạn có thừa kinh nghiệm và nguồn lực để giúp nhân viên học những kỹ năng và kiến thức mới, lúc đó hiệu quả công việc được cải thiện là điều tất yếu.
Tính linh hoạt:
Mỗi ngày trong chúng ta ai cũng đều phải đối mặt với nhiều thay đổi, trong công việc cũng không tránh khỏi. Luật pháp và những quy định thay đổi, đối thủ cạnh tranh luôn bày ra những chiêu trò và chiến lược mới. Đòi hỏi nhà quản lý tốt phải có sự linh hoạt để đối phó với sự thay đổi đó.
Những nhà quản lý giỏi luôn mong đợi sự thay đổi, lên sẵn kế hoạch cho điều đó và có sự chuẩn bị sẳn sàng. Tính linh hoạt sẽ cho phép nhà quản lý phản ứng nhanh và giảm thiểu những biến cố có thể bất ngờ xảy ra.
Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả:
Nhiều nhà quản lý được đánh giá cao bởi kĩ năng lãnh đạo hiệu quả, họ biết những gì cần làm và thúc đẩy như thế nào để công việc hoàn thành hiệu quả. Dù chỉ là sự thay đổi nhỏ trong kế hoạch hay hướng dẫn việc thực thi công việc. Nhà quản lý giỏi cần phải có đủ khả năng đảm nhận nhiệm vụ công việc và thực hiện với một thái độ tích cực, nhiệt tình.
Thường xuyên tự phê bình:
Mỗi người đều có những điểm yếu khác nhau. Để trở thành một nhà quản lý tốt, bạn nên có khả năng tự đánh giá bản thân. Nhận thức được điểm yếu và loại bỏ chúng là điều thiết yếu giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc và hạn chế ảnh hưởng tiêu cực của bản thân đến hiệu quả chung của nhóm.
Kỹ năng chuyên môn cao có thể tốt nhưng điều đó vẫn chưa đủ. Để trở thành một nhà quản lý thành công, bạn cần phải thông thạo những kỹ năng mềm dành cho nhà quản lý. Việc trao dồi, áp dụng thật tốt những kỹ năng trên sẽ nhanh chóng giúp bạn thành công và có nhiều cơ hội thăng tiến.
Chúng bạn thành công!
