Các lỗi thường gặp khi viết báo cáo

392

Viết báo cáo là công việc không thể thiếu trong quá trình quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp. Và có lẽ trong mỗi người chúng ra đều đã từng làm một bản báo cáo dù là nhỏ hay lớn.

Ý nghĩa của bản báo cáo là ở tính thông tin của nó đối với quá trình ra quyết định của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, viết báo cáo không hẳn là dễ bởi rất nhiều người khi viết báo cáo thường  mắc phải có những lỗi như lỗi văn phong, lỗi định dạng hay cả lỗi về nội dụng.

cac-loi-thuong-gap-khi-viet-bao-cao

Các lỗi thường gặp khi viết báo cáo:

Điều đó khiến bài báo cáo, không đạt được hiệu quả và đánh giá cao từ cấp trên. Vì thế, khi viết báo cáo bạn cần lưu ý những lỗi sau đây.

Lỗi ngôn ngữ, văn phong:

Lỗi thường gặp nhất là sai lỗi chính tả, và dùng từ không phù hợp trong các báo cáo khoa học như dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng ta,… hay các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,…. Cũng có nhiều trường hợp dùng từ lủng củng không toát ý, rườm rà không đúng nội dung.

Để khắc phục lỗi này, người viết báo cáo nên đặt ra các câu chủ đề và các câu tiếp theo sẽ khiến khai ý theo câu chủ đề đó. Như vậy, báo cáo của bạn sẽ trở nên mạch lạc, rõ ràng và đủ ý hơn.

Lỗi nội dung:

Có nhiều báo cáo không nêu bật được nội dung cần viết mà chỉ viết những vấn đề không đúng trọng tâm, ít hoặc không liên quan đến tiêu đề bài báo cáo.

Do đó, trước khi bắt tay vào viết báo cáo, bạn nên lập dàn ý chi tiết, và dựa vào dàn ý để triển khai nội dung.

Lỗi định dạng:

Sử dụng font chữ không đúng sẽ khiến bài báo cáo của bạn trở nên khó xem và không thu hút người đọc. Loại font chữ thường được sử dụng để viết báo cáo là loại Serif và Time New Roman. Khi bạn cần mô tả các đoạn mã nguồn, hãy sử dụng các loại font Monospace như Lucida Console, Couirier New, hoặc Monaco (trên Mac OS).

Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng:

Một lỗi phổ biến nữa khi viết báo cáo đó là viết một đoạn quá dài nhưng không có dấu chấm câu hay sử dụng dấu câu tùy tiện. Việc đó chỉ làm báo cáo trở nên rối và người đọc không hiểu được nội dung.

loi-thuong-gap-khi-viet-bao-cao

Lỗi đánh số mục lục:

Việc đánh số thứ tự trong một bản báo cáo có vai trò quan trọng, giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một bản báo cáo phải thống nhất và theo một trình nhất quán.

Các lỗi thường gặp có thể là đánh số không đúng thứ tự hay đánh số theo hình thức phân cấp. Cách giải quyết vấn đề này là sử dụng LaTeX hoặc chức năng Style của Microsoft Word.

Lỗi hình ảnh, bảng biểu và công thức:

Hình ảnh, bảng biểu là những số liệu hoặc hình ảnh minh hoạ cho nhận định của báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch và thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu cũng gặp phải các lỗi như: không liên quan đến nội dung báo cáo, hình ảnh không rõ ràng, không được giải thích cụ thể…

Trong nhiều báo cáo các bảng biểu, hình ảnh không được đánh số cũng dễ gây ra sự nhầm lẫn, khó khăn cho người đọc. Bạn có thể khắc phục lỗi này bằng cách đánh số hay đặt tên cho hình, bảng biểu để người đọc dễ theo dõi.

Ngoài ra, chất lượng bảng biểu, hình ảnh cũng là một vấn đề cần được quan tâm. Nhiều trường hợp hình ảnh, bảng biểu lấy từ các nguồn trên mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, không xem rõ nội dung chi tiết. Tốt nhất, bạn nên vẽ lại hoặc thay thế bằng những hình ảnh đạt chất lượng tốt hơn.

Những lỗi phổ biến trên hoàn toàn có thể khắc phục nếu bạn thực sự quan tâm đến bài báo cáo của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp hay những người có kinh nghiệm. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có và có bản báo cáo như ý.

Chúc bạn thành công!