Vậy nguyên nhân nằm ở đâu và làm thế nào để có một cuộc họp đạt hiệu quả?
Bạn đã bao giờ tham dự một cuộc họp chỉ có người nói mà không có người nghe hay một cuộc họp không có mục đích rõ ràng? Cùng nhau tránh những vấn đề dưới đây để cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả hơn.
Làm sao để có một cuộc họp hiệu quả?
Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình:
Chuẩn bị slide thuyết trình là yếu tố hỗ trợ khiến người nói tự tin hơn. Tuy nhiên, có một thực tế đang diễn ra là nhiều người coi slide là phương án duy nhất để thể hiện quan điểm của mình. Steve Jobs không thích những bài thuyết trình trang trọng, chuẩn bị công phu mà chỉ thích những cuộc họp trực tiếp đối diện với nhân viên.
Ông muốn nhân viên của mình phải tranh luận mạnh mẽ và tranh luận, phản biện chứ không lệ thuộc vào công nghệ. Ông nói “Tôi ghét cách mọi người hay chiếu file thuyết trình thay vì suy nghĩ.Nhiều người thường giải quyết vấn đề bằng một bài thuyết trình, nhưng tôi chỉ muốn nhân viên phải thực sự là người đóng vai trò tích cực và tranh luận sôi nổi nhiều hơn là chỉ chiếu thật nhiều slides. Những người biết điều họ cần nói sẽ không cần file PowerPoint.”
Mất thời gian chờ đầy đủ mọi người:
Quản lý thời gian luôn là vấn đề người điều hành phải kiểm soát hiệu quả. Nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ hay chờ đợi đầy đủ các thành viên luôn là một câu hỏi khó. Để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng thời gian dự tính, đạt được mục đích thì bạn nên bắt đầu đúng giờ quy định.
Bởi lẽ, đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi nói đến một cuộc họp chính thức và mang tính chất quan trọng. Hơn nữa, điều này còn thể hiện sự chuyên nghiệp của chính những người tham gia. Đừng vì một vài cá nhân mà khiến cả cuộc họp bị chậm trễ
Nỗi ám ảnh mang tên ”sự im lặng”:
Một cuộc họp khi không nhận được một ý kiến nào từ các thành viên tham gia được xem là một buổi họp thất bại. Nhiều người vì các lý do nào đó như ngại phát biểu hay sợ bị đánh giá, góp ý… nên không thể hiện ý kiến của mình.
Như vậy, cuộc họp sẽ không đạt được mục đích và cũng không thu nhận được ý kiến của các thành viên tham gia, đồng thời còn mất thời gian một cách vô ích. Trong cuộc họp, người điều hành nên tạo tâm lý thoải mái, đối thoại trực tiếp với nhân viên để cuộc họp diễn ra sôi nổi hơn.
Người điều hành kém hiệu quả:
Người điều hành, chủ trì cuộc họp phải có kế hoạch kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để. Đồng thời phải biết cách xử lý linh hoạt các tình huống trong cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp tất cả ý kiến của các thành viên và đồng thời đưa kết quả cuộc họp như mong muốn.
Điều hành yếu kém có thể đưa cuộc họp đi lệch khỏi hướng định sẵn hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc… Thậm chí có thể dập tắt mọi sự sáng tạo và làm lãng phí thời gian vô ích.
Không có bản tổng hợp cuộc họp:
Một cuộc họp mà cuối cùng không có biên bản tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên thì sẽ giống như một cuộc dạo chơi không hồi kết.
Từ đó, những người tham gia sẽ không biết chính xác kết quả và nhiệm vụ của mình, hay những người vắng mặt có liên quan cũng không có căn cứ để thực hiện theo. Do đó, hãy đảm bảo thư ký cuộc họp sẽ tổng hợp lại các nội dung chính và gửi tới những người có liên quan để đảm bảo công việc trôi chảy và hiệu quả.
Không chịu lắng nghe ý kiến:
Vấn nạn tiếp theo trong cuộc họp là mỗi người một ý, không ai chịu lắng nghe ý kiến. Tham gia một cuộc họp không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt mà không chú ý tới ý kiến của những người xung quanh.
Bởi vì mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng cá nhân, mà còn là cơ hội để mọi người có thề lắng nghe ý kiến của nhau. Việc không chịu lắng nghe ý kiến sẽ khiến cuộc họp trở nên lộn xộn, mất trật tự và không đạt được mục tiêu chung.
Thời gian cuộc họp diễn ra quá lâu:
Có một lý do khiến nhiều người ngao ngán các cuộc họp chính là thời gian kéo dài quá lâu. Theo một nghiên cứu khoa học khẳng định, thời gian một người có thể làm việc tập trung và khỏe khoắn tối đa là 18 phút.
Nếu kéo dài hơn khoảng thời gian này, cơ thể bắt đầu thiếu glucose và oxy, khiến quá trình xử lý thông tin không còn hiệu quả. Những cuộc họp như vậy không chỉ gây lãng phí thời gian, nguồn lực cho tổ chức, mà nghiêm trọng hơn sẽ hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên.
Sử dụng điện thoại trong cuộc họp:
Sử dụng laptop, smartphone trong cuộc họp khi không cần thiết chỉ làm mất sự tập trung của mọi người mà thôi. Trong cuộc họp bạn sẽ thấy khó chịu khi người nghe điện thoại, người sử dụng điện thoại, lapton để chơi game hay lướt mạng dẫn đến cuộc họp diễn ra nhàm chán, khộng đạt mục đích. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều công ty cấm sử dụng laptop, điện thoại, smartphone… trong cuộc họp.
Để một cuộc họp diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao là điều không quá khó như bạn vẫn tưởng. Tránh những vấn đề trên sẽ giúp bạn có những cuộc họp hiệu quả và đạt được mục tiêu chung. Chúc bạn thành công.
